3 bouwstenen die vermijden dat je digitalisatieproject te duur wordt, vertraging oploopt of mislukt
In de ene hoek staat een bouwbedrijf, in de andere een technologie-integrator. Hoe zorgen beiden voor de beste verstandhouding, zonder dat het ontaardt in een boksmatch? We delen enkele tips & tricks voor een vlotte samenwerking.
Waarom is het zo moeilijk om als bouwbedrijf en technologiepartner op één lijn te zitten? Omdat beide partijen vaak vanuit een andere invalshoek denken – en spreken. Zonder gelijke visies, duidelijke afspraken en verwachtingen loopt zelfs een klein, eenvoudig project al snel vast.
Typische struikelblokken:
Het project blijkt groter en tijdrovender dan gedacht.
Er is meer input nodig dan voorzien, maar tijd en mankracht ontbreken.
De technologiepartner krijgt niet wat hij nodig heeft om succesvol te kunnen opleveren.
Deze obstakels zorgen voor twee concrete gevolgen: het project loopt enerzijds vertraging op (en wordt daardoor een stuk duurder), en anderzijds borrelen langs beide kanten frustraties op.
Waar komt het probleem vandaan?
Als je bouwbedrijven spreekt over hun digitaliseringsavontuur, krijg je wellicht horrorverhalen te horen. ‘Het werd zo ontzettend duur’, ‘we waren zoveel langer bezig dan ons was beloofd’, of ‘de technologie-integrator begreep niet wat we wilden en nu zitten we met een systeem dat niet doet wat we nodig hebben’. Je merkt het vast al: er zit wat ruis op de lijn.
Begrijpen waar die miscommunicatie vandaan komt, is alvast een eerste stap in het vermijden dat je deze problemen zelf gaat ondervinden. Dat begint bij het uitspreken van duidelijke verwachtingen. Bouwbedrijven en technologiepartners spreken vaak een andere taal; dat is normaal want ieder heeft zijn vakgebied. Zonder een vertaalwoordenboek in de buurt, is het noodzakelijk dat er open en transparant wordt gecommuniceerd. Gemakkelijker gezegd dan gedaan – daarom hebben we het in enkele stappen gegoten om je met concrete tips op weg te helpen.
Manage expectations: weet wat je (niet) wilt
Duidelijke verwachtingen langs beide kanten: ze vormen een solide basis om op samen te werken. Voor een bouwbedrijf betekent het dat ze zich ten volle bewust moeten zijn van wat ze juist willen bereiken. Een ‘alles-tool’ heb je niet nodig als je aan het begin staat van je digitaliseringstraject – daar ben je te lang mee bezig, kost te veel, en doet een hele hoop dingen waar je nog niet aan toe bent. Hou het simpel!
Vergelijk het met een F1-wagen: snel, leuk om naar te kijken, spannend. En duur. Als je evenwel niet beschikt over F1-piloten om ze te besturen, of je hebt eigenlijk nood aan een simpele SUV met veel laadruimte, blijft die snelle wagen in de garage staan – daar ben je niets mee. Complexer is niet altijd beter: bepaal zorgvuldig wàt je wilt verbeteren en bedenk duidelijk waarom. Hoe past dat in de plannen en de huidige werking van het bedrijf?
De technologiepartner heeft dan weer de taak om niet in overdrive te gaan. Klanten naar de mond praten om een project binnen te halen heeft op termijn geen enkele zin (en dat leidt tot frustraties langs beide kanten). Kies daarom voor een technologiepartner die je durft uit te dagen en meedenken: ‘is dit wel echt wat je nodig hebt?’ Want misschien denk je een volledig op maat gemaakt pakket nodig te hebben, terwijl een bestaande oplossing met wat maatwerk al voldoende is?
Leg ownership vast: wie doet wat?
Naast het vermijden dat één van beide partijen te veel doet, is het eveneens erg belangrijk dat goed wordt afgesproken wie juist wat zal doen. Om even terug te gaan naar het voorbeeld van de F1-wagen: als er geen piloot aan het stuur zit, crash je gegarandeerd in de muur.
Begin met een gedetailleerde to do-lijst. Van het uittekenen van de bestaande en gewenste (toekomstige) processen, het aanleveren van gestructureerde data, over het opmaken van documentatie en het schrijven van handleidingen tot het opleiden van de mensen die er dagelijks mee aan de slag zullen gaan. Sta er ook even bij stil wie verantwoordelijk wordt voor zaken als datamigratie en voor het geven van feedback aan de technologiepartner. Dit zijn allemaal typische zaken die weleens durven blijven liggen, met stilstand, vertraging en frustratie tot gevolg!
Stel daarom van bij het begin een digitale werfleider aan en behandel dit project zoals je een echte werf onder handen neemt: met duidelijk toegewezen verantwoordelijkheden, met grondige plannen en met accountability.
Bepaal op voorhand de succesfactor(en)
Je zou ervan schrikken hoe snel het gebeurt: je begint aan een (digitale) werf, en onderweg raak je stilletjesaan de weg kwijt. De scope wordt breder – want nu we toch bezig zijn, kunnen we misschien meteen dit of dat aanpakken – en voor je het weet ben je het goede spoor bijster. Nog een klassieker: als het digitaliseringsproject dan toch (eindelijk) ten einde komt, denken ‘hier had ik meer van verwacht’.
Naast het bepalen van de benodigde reikweidte van de werkzaamheden en het exact bepalen van het proces(onderdeel) dat je wilt digitaliseren, is het namelijk cruciaal om vooraf vast te leggen wanneer een project geldt als ‘geslaagd’. Door een duidelijk einddoel af te spreken met je technologiepartner, wordt de samenwerking meteen een stuk tastbaarder.
Hier enkele voorbeelden van concrete succesfactoren. Stel je de vraag: kan ik na dit digitalisatieproject…
…een professionelere dienstverlening bieden aan mijn klanten?
…sneller opleveren, met minder fouten doorheen het proces?
…beter, gerichter en met meer zekerheid (bv. over deadlines) communiceren met mijn klant?
…een kortere doorlooptijd en betere service garanderen?
…het makkelijker maken voor mijn medewerkers om hun werk te doen?
…voltijdse werknemers efficiënter en gerichter inzetten? Of zelfs besparen op arbeidskracht?
Dit zijn de doelen die verdergaan dan het letterlijk uitvoeren en implementeren van een project. Want dit is wat je echt wilt bereiken met je investering: meerwaarde creëren. Als je digitaliseert puur om te digitaliseren, of ‘omdat het kan’, geef je geld uit in het ijle. Denk dus steeds in processen en kijk verder dan het letterlijke eindpunt. Want een bouwbedrijf dat zijn processen op orde heeft, kan boven verwachting presteren. En dat is in de bouwsector het sterkste concurrentiële voordeel dat je kunt hebben.
De meerwaarde van Releaf
Je merkt het: wie zijn project goed in de hand houdt en van bij het begin goed nadenkt en communiceert met zijn technologiepartner, hoeft niet bang te zijn van een digitalisatieproject. Komt er meer bij kijken dan je had gedacht? Wellicht wel, maar daarvoor is er Releaf. Wij zijn geen technologiebouwer, noch een IT-partner of een softwarehuis. Wat zijn we wel? Digitale werfleiders.
De missing link tussen de softwarebouwer en de bouwer van huizen, kantoren en magazijnen (en meer natuurlijk). Een pragmatische, onafhankelijke partner die digitale trajecten leidt en ondersteunt in de bouw, die én het speelveld van aanbieders kent én de specifieke noden van bouwbedrijven begrijpt. Wij zetten onze ervaring in het uitvoeren en begeleiden van digitalisatieprojecten in voor jouw bedrijf, zodat jij kan focussen op wat jij goed kan: bouwen. Zo wordt een digitalisatieproject geen extra ballast, maar een gedeeld succes.
